• Liikekirjeen ei pitäisi olla yhtä sivua pidempi. Käytä tarvittaessa liitteitä. 

• Käytä yhtenäistä tyyliä. Muodolliseen kirjeeseen muodollisia fraaseja ja muodollista sanastoa, ei lyhyitä verbimuotoja

• Kirjeen teksti voi olla yksinkertaista, mutta muista olla kohtelias.

• Numerot 1-10 kirjoitetaan kirjaimilla, suuremmat numerot numeroilla.

Tervehdys - Salutation 
Lopputoivotus - Complimentary close

Englantilaisissa virallisissa kirjeissä on hyvin tiukat säännöt siitä miten vastaanottajaa pitää tervehtiä. Tiettyyn tervehdykseen kuuluu myös tietynlainen lopputoivotus.

Jos kirjeen vastaanottajan nimeä ei tiedetä, käytetään tervehdyksenä:
Dear Sir or Madam, Dear Sir/Madam tai  Dear Sir
Silloin lopputoivotus on:
Yours faithfully

Jos kirjeen vastaanottajan nimi on tiedossa, käytetään:
Dear Mr Smith, Dear Ms Jones 
Lopputoivotus olisi tällöin:
Yours sincerely

Ensivaikutelma on tietenkin tärkeä ja siksi yleensä ensimmäisellä tai toisella rivillä on jokin kohteliaisuusfraasi:
Thank you for your letter/fax/E-mail of ... (date)
Thank you for your attention ...
Thank you for your enquiry/offer/order of ...

Esittele sitten itsesi ja organisaatiosi sekä kerro miksi kirjoitat. Tässä voi viitata aiempaan yhteydenpitoon:
With reference to your telephone call of .... (date) ...
With reference to your letter/fax/E-mail of ....
With regard to your ... of ...
Following your letter of ...
Following our meeting on ... (date)
In respect of ...
In reply to your letter of ... 

Aloituskappale on yleensä lyhyt: kaksi tai kolme riviä tai lausetta.

Kirjeen asiaosuus - The Body of the letter

Kirjeen runko-osaan tulevat asiat, jotka haluat kertoa. Kysy tarvittavat kysymykset. Yritä kirjoittaa tiiviisti ja vältä toistoa. Yleensä kirjeessä ei kerrota hintatietoja tai teknisiä tietoja

Asiaosuus on korkeintaan kahden kappaleen mittainen.

Lopetus - Closing

Ota esille tai ehdota seuraavaa yhteydenottoa. Se voi olla puhelu, kirje, faksi tai sähköposti tai tapaaminen. Kerro mitä materiaalia on kirjeen liitteenä, esim. esitteet, hinnastot.

Viittaa jatkoon. Lopetuksessa tyypillisiä fraaseja:
We are looking forward to hearing from you soon.
We look forward to your reply.
Looking forward to hearing from you in the near future.
We would like to make a decision on this soon, so we would appreciate an early reply.

Liitteet merkitään kuten suomessakin kirjeen loppuun.
Liite enclosure, kirjeissä käytetäänlyhennettä enc tai encl. Jos on useita liitteitä encls. (5)